Wenn die Automatisierung den falschen Knopf findet

Welche Schnittstelle wird tatsächlich benutzt?

Prüfen Sie vor dem Bau, ob die Software die benötigten Daten bereits gesammelt exportiert oder eine unterstützte Anbindung anbietet. Eine vorhandene API – eine Programmierschnittstelle für andere Software – hilft nur, wenn sie den benötigten Vorgang samt Datei und Berechtigungen abdeckt. Eine API für die Kundensuche löst den PDF-Download nicht automatisch.

Eine passende API müsste im Beispiel eine Rechnungskennung annehmen und das zugehörige Dokument zurückgeben können. Anfrage und Rückgabe wären damit ausdrücklich beschrieben. Die Oberflächenautomation muss die passenden Bedienelemente in einer Anwendung finden. In Power Automate beschreiben sogenannte Selektoren das gesuchte Element anhand von Merkmalen und seiner Position innerhalb der Oberfläche. Die Position bezeichnet hier den Platz in der Hierarchie der Elemente. Microsoft: Eigene Selektoren aufbauen

Beide Wege brauchen Pflege. Bei der Oberfläche gehören aber auch die Merkmale der Anzeige zur Abhängigkeit: Woran erkennt der Ablauf die Rechnungszeile und den richtigen Knopf? Lassen Sie diese Bedingung am tatsächlichen Arbeitsfall erklären. Das Etikett „ohne Programmierung“ beantwortet die Betriebsfrage nicht.

Ein gefundener Knopf kann der falsche sein

Microsoft unterscheidet beim Selektortest zwischen keinem Treffer, einem gefundenen Element und mehreren gefundenen Elementen. Bei mehreren Treffern interagiert Power Automate zur Laufzeit mit dem ersten passenden Element von links oben. Das dokumentierte Verhalten betrifft dieses Produkt; es ist keine allgemeine Regel für jedes Automationswerkzeug. Microsoft: Selektoren testen

Im Rechnungsbeispiel genügt deshalb ein Selektor für „Herunterladen“ möglicherweise nicht. Wenn er mehrere Rechnungszeilen erfasst, könnte der Ablauf eine andere Datei speichern, ohne an dieser Stelle abzubrechen. Die Auswahl muss den Knopf dem gesuchten Vorgang zuordnen. Nach dem Download gehört zur Abnahme außerdem die Prüfung, dass das Dokument die erwartete Rechnungskennung trägt.

Ein zu enger Selektor kann wiederum an wechselnden Merkmalen scheitern. Microsoft beschreibt dafür anpassbare Bedingungen und mehrere Selektoren: Scheitert der erste, versucht Power Automate den nächsten in der festgelegten Reihenfolge. Das kann unterschiedliche Ansichten abdecken. Jeder Ersatz muss aber ebenfalls den richtigen Vorgang treffen. Ein allgemeinerer Suchausdruck ist erst dann eine Reparatur, wenn seine zusätzlichen Treffer geprüft sind. Microsoft: Dynamische und alternative Selektoren

Die Vorführung braucht das spätere Betriebskonto

Ein Ablauf auf dem Rechner der Person, die ihn gebaut hat, belegt noch nicht den unbeaufsichtigten Betrieb. Microsoft nennt für Power Automate unter anderem Auflösung, Skalierung, Fensterzustand, Anwendungsänderungen und Benutzerrechte als mögliche Einflüsse auf Selektoren. Der Anbieter empfiehlt, auf dem Rechner zu testen, der den Ablauf später unbeaufsichtigt ausführt. Microsoft: Fehler im unbeaufsichtigten Betrieb untersuchen

Vereinbaren Sie für die Abnahme die vorgesehene Maschine, das verwendete Konto und die erlaubten Fenster- und Anzeigeeinstellungen. Im Beispiel muss dieses Konto dieselben benötigten Rechnungen sehen können. Eine zusätzliche Spalte oder ein anderer Filter darf die Datei nicht einem anderen Vorgang zuordnen. So wird aus der Vorführung eine prüfbare Aussage über die geplante Umgebung.

Was ein Angebot für den laufenden Betrieb beantworten muss

Für den Vergleich gehören Erstellung, Fehlerklärung und Anpassung in dieselbe Rechnung. Lassen Sie festhalten, wer nach einem Softwareupdate die betroffenen Abläufe prüft, wie lange offene Arbeit warten darf und wer sie bei einer Störung übernimmt. Tragen Sie diesen Aufwand in die Gesamtkostenrechnung der Automatisierung ein. Eine pauschale jährliche Ausfallquote lässt sich aus der Dokumentation nicht ableiten.

Bei einer seltenen Aufgabe kann das manuelle Herunterladen wirtschaftlicher bleiben als ein betreuter Ablauf. Bei wiederkehrender Arbeit kann sich die Automation lohnen, wenn die Zuordnung eindeutig ist und Unterbrechungen auffallen. Eine neu verfügbare Exportfunktion wäre ein Anlass, diese Entscheidung erneut zu prüfen. Der laufende Aufwand hängt damit auch davon ab, wie sich die Fachsoftware weiterentwickelt.

Die Abnahme sollte eine Verwechslung verhindern

Lassen Sie mit ungefährlichen Beispieldaten einen normalen Download und die folgenden Abweichungen zeigen. Es handelt sich um einen vorgeschlagenen Prüfplan; für diesen Artikel wurde keine Desktop-Automation ausgeführt.

1. Zwei Rechnungen haben gleich beschriftete Downloadknöpfe. Der Ablauf muss das Dokument der vorgegebenen Rechnungskennung ablegen.
2. Die Liste ist anders sortiert oder gefiltert. Die Auswahl muss weiter zur Kennung passen; eine Zeilennummer allein reicht als Beleg nicht.
3. Das erwartete Element fehlt. Der Ablauf muss den offenen Vorgang erkennbar zurücklassen und nach der vereinbarten Fehlerregel anhalten.
4. Ein Selektor wird wegen einer geänderten Ansicht angepasst. Vor der erneuten Freigabe muss die Zuordnung auch bei mehreren ähnlichen Einträgen wieder geprüft werden.