Wann rechnet sich die Automatisierung?

Das Beispiel: 200 Vorgänge im Monat

Alle folgenden Zahlen sind frei gewählte Planungsannahmen. Sie beschreiben weder Marktpreise noch ein durchgeführtes Kundenprojekt. Das Beispiel soll zeigen, wie sich eine solche Rechnung aufbauen lässt.

Ein Unternehmen bearbeitet im Monat 200 gleichartige Vorgänge. Bisher dauert jeder acht Minuten. Mit einem internen Stundenwert von 35 Euro ergeben sich 26,67 Stunden und rund 933,33 Euro bewerteter Arbeitsaufwand pro Monat. In den acht Minuten steckt bereits die bisher berücksichtigte Arbeit. Wer Nacharbeit zusätzlich ansetzt, muss darauf achten, sie nicht doppelt zu zählen.

Was nach der Umstellung übrig bleibt

Im geplanten Ablauf werden noch drei Minuten pro Vorgang benötigt, einschließlich menschlicher Prüfung und durchschnittlicher Nacharbeit. Das sind zehn Stunden, bewertet mit 350 Euro. Hinzu kommen monatlich 120 Euro für Werkzeuge und Betrieb sowie 70 Euro für Pflege. Zusammen ergibt das 540 Euro bewerteten Gesamtaufwand. Gegenüber dem bisherigen Aufwand bleiben rechnerisch rund 393,33 Euro übrig.

Für Einrichtung, interne Abstimmung, Datenvorbereitung und Schulung werden insgesamt 3.600 Euro angenommen. Bei monatlich 393,33 Euro Differenz wäre dieser Betrag nach rund 9,2 Monaten ausgeglichen. Voraussetzung ist, dass der Ablauf von Anfang an gleichbleibend genutzt wird. Dauert die Einführung länger oder fällt mehr Nacharbeit an, verschiebt sich dieser Zeitpunkt.

Und wenn nur halb so viele Vorgänge anfallen?

Bei 100 Vorgängen beträgt der bisherige bewertete Aufwand noch rund 466,67 Euro. Für den neuen Ablauf werden fünf Arbeitsstunden zu 175 Euro gebraucht. Die angenommenen Fixkosten bleiben bei 190 Euro. Das ergibt monatlich 365 Euro und eine Differenz von rund 101,67 Euro. Bis die Einrichtung ausgeglichen wäre, vergingen nun ungefähr 35,4 Monate.

Ob diese Differenz zu weniger Ausgaben führt, ist eine weitere Frage. Das Team hat zunächst mehr freie Zeit. Vielleicht lassen sich damit zusätzliche Aufträge bearbeiten oder Überstunden vermeiden. Bleiben die Ausgaben unverändert, sollten Sie den Betrag als Wert der gewonnenen Kapazität betrachten und überlegen, wofür sie gebraucht wird.

Die eigenen Zahlen einsetzen

Im Rechner können Sie Mengen, Zeiten und Kosten verändern. Der Rechner verarbeitet die Angaben lokal. Er überträgt sie nicht an einen Server und legt sie nicht im Browserspeicher ab. Probieren Sie neben dem erwarteten Volumen auch einen ruhigeren Monat aus. Über „Beispielwerte“ setzen Sie die Eingaben zurück.

Welche Zahl verändert das Ergebnis am stärksten?

Für den angenommenen Ablauf bleiben nach der Umstellung drei Minuten Arbeit pro Vorgang. Werden im Pilot stattdessen fünf Minuten gemessen, sinkt die rechnerische Monatsdifferenz bei 200 Vorgängen auf 160 Euro. Die 3.600 Euro Einrichtung wären dann erst nach 22,5 Monaten ausgeglichen. Dieselben Fixkosten führen mit einer anderen Bearbeitungszeit zu einem deutlich anderen Ergebnis.

Unter den ursprünglichen Annahmen wird die Monatsdifferenz ab 66 Vorgängen positiv. Bei genau 66 Vorgängen bleiben allerdings nur 2,50 Euro pro Monat. Ein positives Vorzeichen ist deshalb noch kein brauchbarer Investitionsgrund. Es muss auch passen, über welchen Zeitraum die Einrichtung bewertet wird und wofür das Team die freie Zeit tatsächlich einsetzen kann.

Gemessen, angeboten oder geschätzt?

Kennzeichnen Sie jede Eingabe nach ihrer Herkunft. Bearbeitungszeiten können aus vergleichbaren Fällen stammen, Betriebskosten aus einem konkreten Angebot und künftige Fallmengen aus einer Annahme. Diese Werte brauchen nicht dieselbe Genauigkeit vorzutäuschen.

Vergleichen Sie im Pilot dieselben Fallarten und denselben Leistungsumfang. Rechnen Sie Prüfung und durchschnittliche Nacharbeit mit ein. Wenn schwierige Fälle im bisherigen Verfahren bleiben, dürfen sie nicht aus der Gesamtbewertung verschwinden. Eine Rechnung über nur die einfachen Fälle beantwortet eine engere Frage.

Die frei gewählten Zahlen dieses Beitrags sind ein Kostenmodell, keine Marktpreise und keine zugesicherte Ersparnis. Für die nächste Besprechung ist vor allem hilfreich zu wissen, welche noch ungeprüfte Annahme die Entscheidung kippen würde. Genau dort sollte der Pilot Messwerte liefern.